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miércoles, 24 de agosto de 2011

ORGANIZACIÓN: Las funciones de cada departamento en la empresa


LAS FUNCIONES DE CADA DEPARTAMENTO O ÁREA DE LA EMPRESA

A medida que una empresa crece, su forma de organizarse va cambiando, creando nuevos departamentos y/o nombrando a nuevos responsables de una área concreta. Estos responsables se encargan por tanto de realizar las funciones requeridas para que su departamento funcione.


En las empresas más grandes los departamentos suelen estar formados por equipos de personas, y tienden a ser más concretos y especializados en cuanto a las funciones que desempeñan; mientras que en las empresas más pequeñas (pymes) un departamento (o un responsable) suele realizar mayor cantidad de funciones.

Por ejemplo, en una multinacional suele existir un departamento de Cobros y Pagos, otro de Administración, otro de Finanzas, otro de Contabilidad... Mientras que en una pequeña empresa un departamento de Administración genérico suele englobar todas estas funciones.

Por tanto, en una pequeña empresa se tienda a valorar la capacidad de "polivalencia" de los trabajadores, mientras que en el caso de de una gran empresa la "especialización" y el conocimiento en profundidad acerca de un ámbito concreto suelen ser factores bien valorados.

Por otro lado, las funciones que desempeña cada uno de los departamentos de una empresa estándar a nivel general son los siguientes:

1- El dpto Comercial/Ventas consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los clientes.

2- El dpto de Producción fabrica la producción más el stock objetivo que luego será comercializado por Ventas cumpliendo los objetivos de gastos.

3- El dpto de Compras adquiere buenas materias primas a buen precio siempre cuando es necesario, sin roturas de stock.

4- El dpto de Administración contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes.

5- El dpto Financiero consigue financiación para las necesidades de la empresa (inversiones o circulante), planifica para que ésta siempre tenga dinero para afrontar sus pagos puntualmente y tenga una situación patrimonial saneada (balance solvente), y controla que la actividad resulte rentable (cuenta de PyG con beneficios).

6- El dpto de Control de Gestión supervisa y vigila que todos los departamentos cumplan sus objetivos, reportando a la dirección general.

7- El dpto de Marketing colabora con el Comercial para conseguir más ventas y atender mejor a los clientes.

8- El dpto de Recursos Humanos gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de las distintas funciones en cada jornada y que los puestos estén siempre cubiertos, aplica las fórmulas de contratación más adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores y los mantiene motivados.

9- La Dirección/Gerencia marca los objetivos estratégicos a alcanzar por la empresa, y funcionales a alcanzar por cada departamento, y supervisa y coordina su cumplimiento, asignando recursos y presupuestos para cada uno.




LA FORMA DE ORGANIZAR UNA EMPRESA DEBE FACILITAR LA EJECUCIÓN DE SU ESTRATEGIA

La creación de un departamento concreto

La teoría de organización de empresas nos dice que la estructura organizativa de una empresa depende de su estrategia: es decir, primero hay que definir la estrategia a seguir (misión, visión y objetivos estratégicos) para después organizar internamente la empresa de tal forma que facilite la consecución de dichos objetivos.

Por ejemplo, si somos una empresa en la que la parte comercial y la relación con el cliente-fidelización tiene una especial relevancia, y en la que comercializamos un producto de gran consumo dirigido a miles de clientes, es lógico pensar en la creación de un departamento específico de Atención al Cliente. O si somos una empresa que compite en un mercado maduro y donde es necesario invertir en el desarrollo de nuevos productos para poder mantener nuestra posición y/o crecer, entonces seguramente esté justificado la creación de un departamento de I+D.

La creación de un departamento concreto para asumir una serie de funciones, viene justificado:

1) bien por la estrategia de la empresa, que decide crear un departamento propio que desarrolle funciones generadoras de valor para el negocio;

2) o bien porque el volumen de trabajo correspondiente a una determinada área sugiere su creación (por ejemplo, si una empresa empieza a tener un gran volumen de demandas o diversos casos de naturaleza jurídica en los que un abogado es fundamental, quizás sea interesante crear un departamento jurídico propio; o si el volumen de facturación crece, quizás sea interesante contratar a un contable y crear un departamento contable propio).

Por tanto, la estructura que adopte una empresa dependerá de su estrategia y del volumen de trabajo que requiera cada función para ser desarrollada. Algunos departamentos también habituales en el las empresas pueden ser los siguientes:



A) FUNCIONES DEL DPTO DE MARKETING

1) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
- Análisis de Clientes, Mercado/Sector y Competencia
- Realización, tabulación y análisis de encuestas (fuentes primarias)
- Análisis de registros -INE, IGE, estudios sectoriales, etc.- (fuentes secundarias)
- Interpretación y presentación de resultados

2) SEGMENTACIÓN DEL MERCADO
- Cuantificación del mercado
- Elección segmentos objetivo
- Obtención perfiles tipo consumidores
- Estimación de la demanda y de la cuota de mercado
- Análisis y seguimiento de las tendencias y demandas del mercado

3) ANÁLISIS ESTRATÉGICO: POSICIONAMIENTO Y DIFERENCIACIÓN
- Análisis estratégico interno (empresa) y externo (entorno)
- Análisis DAFO y Plan Director
- Estrategia de Posicionamiento (en base a las Fortalezas de la empresa) y Diferenciación (en base al mercado y la competencia)

4) POLÍTICAS DE MARKETNG-MIX
4.1. PRODUCTO
- Análisis necesidades/demandas de clientes
- Organización y clasificación de la cartera de productos: familias, gamas, líneas, etc.
- Codificación según criterios AECOC (EAN-GTIN)
- Desarrollo de nuevos productos
- Búsqueda y negociación con proveedores para el desarrollo de nuevos productos
- Diseño de packagings y formatos de productos

4.2. PRECIO Y PROMOCIÓN
- Fijación de precios en base a costes, mercado y competencia
- Actualización y revisión de tarifas
- Análisis rentabilidad de productos: márgenes, costes,
- Negociación con clientes PVPs y márgenes
- Diseño e implementación de acciones promocionales para estimular la demanda (ofertas, descuentos, promotoras de ventas, muestras gratuitas, etc.) y cálculo de su impacto económico y su rentabilidad

4.3. DISTRIBUCIÓN
- Elección de canales de distribución
- Búsqueda de distribuidores y negociación de precios, márgenes y condiciones
- Cálculo de rentabilidad por canal

4.4. PUBLICIDAD/COMUNICACIÓN
- Planificación, diseño y realización de acciones publicitarias (plan de medios)
- Diseño y ejecución de anuncios (publicidad exterior, rotulación vehículos comerciales, anuncios en prensa y revistas especializadas, publicaciones internas, PLV publicidad en el punto de venta, expositores, folletos publicitarios, merchandising, etc.)
- Creación y mantenimiento de páginas web y aplicaciones (blog, redes sociales, foros,  analytics, trends, etc.)
- Marketing Ferial: organización, gestión y control asistencia a ferias sectoriales (diseño stand, contratación servicios adicionales, atención al público, etc.)
- Gestión relaciones públicas (boca a boca, prensa, radio, etc.)

5) CREACIÓN IMAGEN Y PERSONALIDAD DE MARCA
- Diseño de logos y naming (diseño de nombres)
- Trámites registro de marcas y respuesta a opositores ante la OEPM

6) BASE DE DATOS DE CLIENTES (CRM)
- Análisis clientes: rentabilidad, repetición, etc.
- Matriz ABC

7) COMERCIAL
- Seguimiento objetivos de ventas y rentabilidad por producto
- Supervisión evolución en puntos de venta
- Atención a clientes y gestión de quejas
- Servicio postventa

8) PLAN DE MARKETING
- Elaboración
- Resumen estrategias y objetivos
- Elaboración del presupuesto de Marketing
- Presentación

9) EVALUACIÓN Y CONTROL DE RESULTADOS
- Medición del resultado de la inversión en marketing
- Análisis consecución objetivos fijados

Conocimientos y aptitudes:
Estadística (Excel, Tablas Dinámicas, SPSS, media, moda, mediana…)
Investigaciones de mercado (registros oficiales…)
Finanzas y contabilidad (márgenes de los productos, costes fijos y variables, cálculo rentabilidades, análisis cuenta de resultados por productos, por centros,…)
Creatividad
Idiomas

Programas / aplicaciones:
- SPSS
- Excel (tabulación y análisis de encuestas, datos y uso de tablas dinámicas)
- AECOC Data y Media
- Dreamweaver (creación de páginas web)
- Diseño gráfico: Photoshop, FreeHand, etc.

B) FUNCIONES DEL DPTO DE ADMINISTRACIÓN / CONTABILIDAD

1) Facturación

-Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envío a destinatarios)
-Recibir albaranes/facturas de proveedores/acreedores
-Recibir extractos bancarios y otros documentos

2) Contabilidad financiera
-Registro contable de las operaciones de la empresa
-Elaboración y presentación de Cuentas Anuales
-Orden y conservación documentos legales

3) Cobros y Pagos 
-Cobros a clientes y deudores
-Pagos a proveedores y acreedores
-Pagos a personal
-Pagos impuestos
-Comprobación importes correctos
-Control movimientos cuentas corrientes de la empresa y sus saldos

4) Fiscalidad y trámites con administraciones y Hacienda
-IVA, IRPF, Retenciones alquileres, registro operaciones intracomunitarias, exportaciones, etc.
-Libros obligatorios actualizados y en orden: libros de IVA (facturas emitidas y facturas recibidas), libros de inventarios, tesorería, libros de actas, libros de socios, libro de visitas inspecciones, etc.

5) Trámites varios
-Subvenciones, licencias, permisos, etc.

6) Atención al cliente
-Recepción de llamadas y pedidos
-Atención al público

Programas / aplicaciones:
-Programas de gestión (contabilidad, facturación, etc.)
-ERPs

87 comentarios:

  1. Respuestas
    1. oye porque albondigas?

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    2. mejor croquetas carinyu

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    3. etruscos for the qwin

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    4. filio de puteeee

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    5. papas con chocos XD

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    6. perplejo me he quedao !!

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    7. oooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooo00ooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooo0oooooooooooooooooo0000

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    8. ijueputa mamawebo

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    9. Este es un gran templo de los Illuminati donde encontraste riquezas, poder y fama, eres un hombre o una mujer de negocios, eres un político o un disertante, eres un estudiante o un graduado, en lo que siempre estuviste. La dosis mundial no nos importa, lo que importa mucho para nosotros es verte feliz y rico, aquí te damos la oportunidad de ser lo que siempre deseas ser en la vida, unirte a la hermandad secreta Illuminati y obtener todo lo que necesites en la vida, ofrecemos todo lo que necesita en la vida, si realmente está listo para hacerlo en la vida es mejor que nos envíe un correo electrónico ahora para que podamos continuar con su solicitud desde nuestro templo, contáctenos a través de este correo electrónico ahora en david.bird306@gmail.com o vía whatsapp en: +15063009017

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  2. sos todos unos hijos de mil perras

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    1. pues yo creo que no si no marca un triple

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    2. Gamarra eres un pichon

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    3. esta información es muy pobre y no esta completamente en lo cierto en determinadas cosas de las que pone. Te recomiendo que antes te informes bien de lo que pones ya que induce a errores y contradicciones.

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    4. porque no ponen lo cierto

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    5. tu me la pelas pendejo

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    6. Panchito cabrón

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    7. Bueno, pues me podeis comer un poco los huevos si quereis.

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    8. tú sí q eres un hijo de la re mil puta

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  3. bailemos todos juntos el minue

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  4. Muchas gracias por explicar esto de forma tan clara a los que no tenemos ni idea de estos campos pero nos vemos obligados a estudiarlos.

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  5. GRACIAS COMPAÑEROS YUHUUUUU!!!! SUPER DIVER, HEMOS PASADO UN BUEN RATO!!!

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  6. Querido me salvaste la vida. Gracias por aportar tan valiosa información.

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  7. Gracias locooo me salvastee

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  8. Gracias weon te pasaste sin esta mierda no podria haber terminado un trabajo reculiao de la U

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  9. ¿Cuáles son las funciones del departamento de Almacén?

    ¿Qué fuentes usaste?

    Me gustaría saber más, por favor

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  10. Excelente, resumido todo...fácil de entender. Gracias!

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  11. Y Que no usan nada de TIC's?

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  12. Que os follen a todos

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  13. hola mi nombre es Gina me encanta desnudarme y masturbarme frente a la webcam, les dejo mi skype ginaconganas@outlook.com
    espero sus solicitudes
    besos en sus vergas

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  14. No sirve esta información.

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  15. pa men, sos un capo, donde vivis? te quiero pagar un kiss :@

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  16. Lo has explicado de maravilla, tener cada uno sus competencias bien definidas es lo que consigue mejorar el negocio y estar más especializados

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  17. muy bien explicado, podrias recomendarme algun programa de facturacion que me sirva para mi control de inventario de mi comercio?

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  18. contabilidad no es lo mismo que administración, son departamentos muy diferentes con tareas (funciones) distintas.

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  19. tubo chido el tema jejejejejeje

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  20. Gracias a dicha información logramos realizar el trabajo de la maestra LAURA I. LEÓN VENTURA

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  21. Muy buena pagina me la recomendó mi primo el mansilla :) like y comenten

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  22. Un programa de facturacion permite llevar un estricto control de los movimientos de la mercadería, de una tienda de cualquier rubro, de manera diaria. Además, el contar con un exhaustivo control de inventario favorece un correcto fluir de la tienda comercial a la hora de responder consultas a los clientes y de solicitar reposición de mercadería a los proveedores.

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  23. oye es lo mismo las funciones de una empresa y funciones de una oficina, {porque de oficina no encuentro nomas de empresas¨...... ;v

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  24. esta vaina estubo bien verga men, me reculie a mi profesora y valio verga porque luego me cateo y mis padres de recontrachingaron

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  25. Muy buena información, gracias por el dato.

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  26. enric la paulinnnnnnnns la xupa

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  27. Este es un gran templo de los Illuminati donde encontraste riquezas, poder y fama, eres un hombre o una mujer de negocios, eres un político o un disertante, eres un estudiante o un graduado, en lo que siempre estuviste. La dosis mundial no nos importa, lo que importa mucho para nosotros es verte feliz y rico, aquí te damos la oportunidad de ser lo que siempre deseas ser en la vida, unirte a la hermandad secreta Illuminati y obtener todo lo que necesites en la vida, ofrecemos todo lo que necesita en la vida, si realmente está listo para hacerlo en la vida es mejor que nos envíe un correo electrónico ahora para que podamos continuar con su solicitud desde nuestro templo, contáctenos a través de este correo electrónico ahora en david.bird306@gmail.com o vía whatsapp en: +15063009017

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  28. Me cago en su puta madre

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  29. LA GRAN HERMANDAD.
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