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sábado, 13 de agosto de 2011

GESTIÓN: Los ERPs en las empresas


1. DEFINICIÓN:

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de información (un software normalmente) empleado para realizar e integrar las actividades de los departamentos funcionales de una empresa a través de un mismo soporte, el cual simplifica la gestión, interactúa entre los distintos departamentos, aumenta la fiabilidad y exactitud de las operaciones, mejora el control, genera una mayor y mejor información, y ayuda a rentabilizar el tiempo y el trabajo de toda empresa.

Producción, Logística, Almacén, Contabilidad, Comercial y Marketing... todos los departamentos están interrelacionados a través de un ERP, de tal forma que un movimiento o decisión registrada en uno de ellos (por ejemplo recibir un pedido, contabilizar una factura, realizar una compra, etc.) automáticamente involucra al resto de departamentos que están relacionados, generando automáticamente un registro/movimiento en todos ellos.

Por ejemplo, cuando una empresa recibe un pedido, a través de un sistema ERP el dpto Comercial lo registra, lo que genera en Almacén una comprobación automática del stock, pasándole al dpto de Producción la orden oportuna de fabricar el pedido si fuera necesario, y a su vez al dpto de Compras la planificación de los recursos necesarios para fabricar ese pedido y las órdenes de compra de las materias primas requeridas. El pedido se fabrica por el dpto de Producción, y Logística se lo envía al cliente, generando Administración una factura que automáticamente es contabilizada, y que queda registrada como pendiente de pago. El dpto Financiero puede visualizar el cronograma de cobros y pagos (presupuesto de Tesorería) generado automáticamente a través de estos registros, y planificar las necesidades financieras de la empresa. El día del vencimiento el programa avisa o genera automáticamente la orden de cobro, registrando a su vez sus respectivos movimientos contables.

Es decir, el ERP permite integrar y ordenar las actividades de los diferentes departamentos de la empresa, de tal forma que todas queden perfectamente acompasadas, y mejorar el rendimiento de todos los departamentos, asegurando el registro de todas las operaciones y evitando también errores habituales como ¿esta factura está ya cobrada?, roturas de stock de los almacenes, descubiertos en cuentas corrientes, pedidos perdidos no servidos...

Los ERPs se suelen instalar por módulos: es decir, una empresa puede elegir aquellas partes del ERP que le van a dar una mayor utilidad (módulo de Finanzas-Contabilidad, de Compras, de Producción, etc.) o bien puede implementar un ERP global que cubra todos los departamentos de la empresa.

Hay aplicaciones ERP estándares y otras se realizan completamente a medida; no obstante, incluso los estándares requieren una personalización para la actividad, la estructura y el funcionamiento de cada empresa.

Por otro lado, implantar un ERP es una decisión de peso, pues supone cambiar radicalmente la forma de realizar y registrar las actividades de los diferentes departamentos, y sobretodo al principio requiere varios esfuerzos por parte de la empresa:

1- Normalmente supone una elevada inversión.
2- Lleva bastante tiempo implantarlo (varios meses normalmente).
3- Requiere un aprendizaje por parte de los usuarios que lo van a utilizar, normalmente personal de Administración y otros departamentos que deben cambiar su forma habitual de hacer las cosas (hay que vencer la resistencia al cambio). La formación suele ser ofrecida por la propia empresa comercializadora del ERP.


2. VENTAJAS DE UN SISTEMA ERP:

Básicamente las ventajas de un sistema ERP son:

1) Permite planificar mejor las necesidades de recursos de la empresa (por ejemplo en Compras, necesidades de inputs, planificación de la Producción -MRPs-, etc.)
2) Permite realizar controles de forma más exacta y al momento (en Inventarios, en la contabilidad de costes, en la contabilidad financiera, etc.)
3) Permite obtener información exacta, precisa y en tiempo real: informes de casi cualquier aspecto de la empresa (evolución y desagregación de las ventas por clientes -CRMs-, mercados, evolución de los gastos, datos financieros, inventarios en tiempo real, etc.)
4) Simplifica la gestión de los distintos departamentos al interrelacionarsus movimientos y automatización del trabajo.



3. QUÉ TIPO DE EMPRESAS PUEDEN/DEBEN IMPLANTAR UN ERP

Un ERP es una herramienta cara destinada a empresas con una cierta entidad y volumen. En lugar de instalar un ERP, las pequeñas empresas suelen gestionar sus circuitos, planificación y movimientos internos a través de programas de gestión. Cuando una empresa continúa creciendo y alcanza un cierto volumen, es cuando puede empezar a plantearse la posibilidad de instalar un ERP, pero hacerlo antes no tiene sentido, pues sería una inversión que nunca se llegaría a rentabilizar realmente.


4. ERPs MÁS HABITUALES

a) Para grandes empresas: SAP, Microsoft Navision, Oracle, Sage
b) Para PYMES: Sage
c) Para microempresas: no ERPs, sino programas de gestión
d) ERPs libres: Openbravo

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