ORGANIZACIÓN: Las funciones de cada departamento en la empresa

La importancia de la organización interna para lograr los objetivos de la empresa

El funcionamiento de una empresa habitualmente se compara con el de una orquesta: todo su equipo debe funcionar coordinadamente para sacar el trabajo adelante y alcanzar -gracias a la labor de todos y cada uno- los objetivos establecidos. 

Es decir, todo el personal que forma los distintos departamentos de la empresa debe trabajar (desde sus respectivas responsabilidades y tareas) en pro del objetivo común, para lo cual deben estar suficientemente enterados, implicados y motivados.

Por tanto, una correcta organización interna (donde además haya buenos profesionales, es decir, con fichaje de talento) es fundamental para que la actividad de la empresa sea un éxito resolviendo el trabajo con el menor esfuerzo posible (eficiencia).

La distinta organización de empresas grandes y pequeñas

Todas las empresas atraviesan diferentes etapas a lo largo de su vida, y a medida que una organización crece, su forma de organizarse internamente también cambia.

En las empresas más pequeñas suelen existir -de forma más o menos formalizada- los responsables de área o tarea (responsable comercial, responsable de administración, responsable de producción, etc.), mientras que en aquellas empresa con algo más de estructura y personal la organización suele realizarse por departamentos, centros operativos o equipos de trabajo.

Tener clara la organización de la empresa es importante, tanto para delimitar responsabilidades y funciones (lo cual permitirá estandarizar y simplificar el trabajo diario) como para llevar un correcto control presupuestario y realizar una adecuada imputación de costes entre departamentos.

Por tanto, en las empresas más grandes los departamentos suelen estar formados por equipos de personas, los cuales tienden a desarrollar tareas más concretas y especializadas, mientras que en las empresas más pequeñas (pymes) un departamento (o un responsable) suele realizar mayor cantidad de funciones.

Por ejemplo, en una multinacional suele existir un departamento de Cobros y Pagos, otro de Administración, otro de Finanzas, otro de Contabilidad, otro de Fiscalidad... Mientras que en una pequeña empresa un departamento de Administración genérico suele englobar todas estas funciones.

En una pyme muchas veces es el propio gerente el que desempeña también la labor comercial e incluso otras tareas administrativas. Mientras que en una gran empresa todas estas funciones suelen estar perfectamente repartidas.

Por tanto, en una pequeña empresa se tienda a valorar la capacidad de "polivalencia" de los trabajadores, mientras que en el caso de de una gran empresa la "especialización" y el conocimiento en profundidad acerca de un ámbito concreto suelen ser factores bien considerados.

¿Cuál es el departamento más importante en una empresa?

Todos los departamentos de una empresa son importantes, pues todos desempeñan tareas necesarias para su funcionamiento diario.

Sin embargo, resulta interesante realizar la siguiente reflexión: el único "centro de ingresos" que existe en cualquier empresa es el departamento comercial. Es decir, es la única parte de la organización que trae ingresos (en forma de ventas) a la empresa. 

El resto de departamentos (administración, marketing, producción, recursos humanos...) son "centros de gastos"; es decir, consumen los recursos que trae el departamento comercial para desarrollar sus respectivas actividades.

Por tanto, no se trata de decir que el departamento comercial sea el más "importante" de la empresa. Sino más bien que el resto de departamentos comprendan que su existencia se soporta gracias a los ingresos que traen los comerciales de la empresa, y por tanto lograr los objetivos del dpto. comercial debe ser una prioridad para todos.  

La división funcional clásica de una empresa por departamentos

Las funciones que desempeña cada uno de los departamentos de una empresa estándar a nivel general son los siguientes:

1- El dpto Comercial/Ventas consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los clientes.

2- El dpto de Producción fabrica la producción más el stock objetivo que luego será comercializado por Ventas cumpliendo los objetivos de gastos.

3- El dpto de Compras adquiere buenas materias primas a buen precio siempre cuando es necesario, sin roturas de stock.

4- El dpto de Administración contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes.

5- El dpto Financiero consigue financiación para las necesidades de la empresa (inversiones o circulante), planifica para que ésta siempre tenga dinero para afrontar sus pagos puntualmente y tenga una situación patrimonial saneada (balance solvente), y controla que la actividad resulte rentable (cuenta de PyG con beneficios).

6- El dpto de Control de Gestión supervisa y vigila que todos los departamentos cumplan sus objetivos, reportando a la dirección general.

7- El dpto de Marketing colabora con el Comercial para conseguir más ventas y atender mejor a los clientes.

8- El dpto de Recursos Humanos gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de las distintas funciones en cada jornada y que los puestos estén siempre cubiertos, aplica las fórmulas de contratación más adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores y los mantiene motivados.

9- La Dirección/Gerencia marca los objetivos estratégicos a alcanzar por la empresa, y funcionales a alcanzar por cada departamento, y supervisa y coordina su cumplimiento, asignando recursos y presupuestos para cada uno.




La organización de una empresa subordinada a la ejecución de su estrategia

LA FORMA DE ORGANIZAR UNA EMPRESA DEBE FACILITAR LA EJECUCIÓN DE SU ESTRATEGIA

La creación de un departamento concreto

La teoría de organización de empresas nos dice que la estructura organizativa de una empresa depende de su estrategia: es decir, primero hay que definir la estrategia a seguir (misión, visión y objetivos estratégicos) para después organizar internamente la empresa de tal forma que facilite la consecución de dichos objetivos.

Por ejemplo, si somos una empresa en la que la parte comercial y la relación con el cliente-fidelización tiene una especial relevancia, y en la que comercializamos un producto de gran consumo dirigido a miles de clientes, es lógico pensar en la creación de un departamento específico de Atención al Cliente. O si somos una empresa que compite en un mercado maduro y donde es necesario invertir en el desarrollo de nuevos productos para poder mantener nuestra posición y/o crecer, entonces seguramente esté justificado la creación de un departamento de I+D.

La creación de un departamento concreto para asumir una serie de funciones, viene justificado:

1) bien por la estrategia de la empresa, que decide crear un departamento propio que desarrolle funciones generadoras de valor para el negocio;

2) o bien porque el volumen de trabajo correspondiente a una determinada área sugiere su creación (por ejemplo, si una empresa empieza a tener un gran volumen de demandas o diversos casos de naturaleza jurídica en los que un abogado es fundamental, quizás sea interesante crear un departamento jurídico propio; o si el volumen de facturación crece, quizás sea interesante contratar a un contable y crear un departamento contable propio).

Por tanto, la estructura que adopte una empresa dependerá de su estrategia y del volumen de trabajo que requiera cada función para ser desarrollada. Algunos departamentos también habituales en el las empresas pueden ser los siguientes:

A) FUNCIONES DEL DPTO DE MARKETING

1) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

- Análisis de Clientes, Mercado/Sector y Competencia

- Realización, tabulación y análisis de encuestas (fuentes primarias)

- Análisis de registros -INE, IGE, estudios sectoriales, etc.- (fuentes secundarias)

- Interpretación y presentación de resultados

2) SEGMENTACIÓN DEL MERCADO

- Cuantificación del mercado

- Elección segmentos objetivo

- Obtención perfiles tipo consumidores

- Estimación de la demanda y de la cuota de mercado

- Análisis y seguimiento de las tendencias y demandas del mercado

3) ANÁLISIS ESTRATÉGICO: POSICIONAMIENTO Y DIFERENCIACIÓN

- Análisis estratégico interno (empresa) y externo (entorno)

- Análisis DAFO y Plan Director

- Estrategia de Posicionamiento (en base a las Fortalezas de la empresa) y Diferenciación (en base al mercado y la competencia)

4) POLÍTICAS DE MARKETNG-MIX

4.1. PRODUCTO

- Análisis necesidades/demandas de clientes

- Organización y clasificación de la cartera de productos: familias, gamas, líneas, etc.

- Codificación según criterios AECOC (EAN-GTIN)

- Desarrollo de nuevos productos

- Búsqueda y negociación con proveedores para el desarrollo de nuevos productos

- Diseño de packagings y formatos de productos

4.2. PRECIO Y PROMOCIÓN

- Fijación de precios en base a costes, mercado y competencia

- Actualización y revisión de tarifas

- Análisis rentabilidad de productos: márgenes, costes,

- Negociación con clientes PVPs y márgenes

- Diseño e implementación de acciones promocionales para estimular la demanda (ofertas, descuentos, promotoras de ventas, muestras gratuitas, etc.) y cálculo de su impacto económico y su rentabilidad

4.3. DISTRIBUCIÓN

- Elección de canales de distribución

- Búsqueda de distribuidores y negociación de precios, márgenes y condiciones

- Cálculo de rentabilidad por canal

4.4. PUBLICIDAD/COMUNICACIÓN

- Planificación, diseño y realización de acciones publicitarias (plan de medios)

- Diseño y ejecución de anuncios (publicidad exterior, rotulación vehículos comerciales, anuncios en prensa y revistas especializadas, publicaciones internas, PLV publicidad en el punto de venta, expositores, folletos publicitarios, merchandising, etc.)

- Creación y mantenimiento de páginas web y aplicaciones (blog, redes sociales, foros,  analytics, trends, etc.)

- Marketing Ferial: organización, gestión y control asistencia a ferias sectoriales (diseño stand, contratación servicios adicionales, atención al público, etc.)

- Gestión relaciones públicas (boca a boca, prensa, radio, etc.)

5) CREACIÓN IMAGEN Y PERSONALIDAD DE MARCA

- Diseño de logos y naming (diseño de nombres)

- Trámites registro de marcas y respuesta a opositores ante la OEPM

6) BASE DE DATOS DE CLIENTES (CRM)

- Análisis clientes: rentabilidad, repetición, etc.

- Matriz ABC

7) COMERCIAL

- Seguimiento objetivos de ventas y rentabilidad por producto

- Supervisión evolución en puntos de venta

- Atención a clientes y gestión de quejas

- Servicio postventa

8) PLAN DE MARKETING

- Elaboración

- Resumen estrategias y objetivos

- Elaboración del presupuesto de Marketing

- Presentación

9) EVALUACIÓN Y CONTROL DE RESULTADOS

- Medición del resultado de la inversión en marketing

- Análisis consecución objetivos fijados

Conocimientos y aptitudes:

Estadística (Excel, Tablas Dinámicas, SPSS, media, moda, mediana…)

Investigaciones de mercado (registros oficiales…)

Finanzas y contabilidad (márgenes de los productos, costes fijos y variables, cálculo rentabilidades, análisis cuenta de resultados por productos, por centros,…)

Creatividad
Idiomas

Programas / aplicaciones:

- SPSS

- Excel (tabulación y análisis de encuestas, datos y uso de tablas dinámicas)

- AECOC Data y Media

- Dreamweaver (creación de páginas web)

- Diseño gráfico: Photoshop, FreeHand, etc.

B) FUNCIONES DEL DPTO DE ADMINISTRACIÓN / CONTABILIDAD

1) Facturación
-Emitir albaranes y facturas a clientes/deudores (y envío a destinatarios)
-Recibir albaranes/facturas de proveedores/acreedores
-Recibir extractos bancarios y otros documentos

2) Contabilidad financiera
-Registro contable de las operaciones de la empresa
-Elaboración y presentación de Cuentas Anuales
-Orden y conservación documentos legales

3) Cobros y Pagos 
-Cobros a clientes y deudores
-Pagos a proveedores y acreedores
-Pagos a personal
-Pagos impuestos
-Comprobación importes correctos
-Control movimientos cuentas corrientes de la empresa y sus saldos

4) Fiscalidad y trámites con administraciones y Hacienda
-IVA, IRPF, Retenciones alquileres, registro operaciones intracomunitarias, exportaciones, etc.
-Libros obligatorios actualizados y en orden: libros de IVA (facturas emitidas y facturas recibidas), libros de inventarios, tesorería, libros de actas, libros de socios, libro de visitas inspecciones, etc.

5) Trámites varios
-Subvenciones, licencias, permisos, etc.

6) Atención al cliente
-Recepción de llamadas y pedidos
-Atención al público

Programas / aplicaciones:
-Programas de gestión (contabilidad, facturación, etc.)
-ERPs

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